Hace unos días escribía sobre cómo ser un buen voluntario digital, ahora veamos el otro lado de la moneda, cómo aprovechar el voluntariado digital en tu organización.

Si bien el voluntariado está asociado desde su origen a las obras de bien social, primeramente lideradas por la iglesia; en nuestros tiempos son también las organizaciones sin fines de lucro y la cooperación internacional las que hacen uso del voluntariado para lograr sus objetivos.

De hecho son precisamente grandes organizaciones con presencia internacional las que acogen las mayores cantidades de voluntarios, por ejemplo la Cruz Roja tiene aproximadamente 12 millones de voluntarios en todo el mundo. Y la ONU estima que hay mil millones de voluntarios a nivel global.

Cuando hablamos de voluntariado digital los números son mucho menores, pero las restricciones impuestas por la pandemia le han dado un impulso a esta forma de hacer voluntariado.

Así pues, si tu organización no está haciendo uso del voluntariado, deberías replanteartelo y considerarlo dentro de tus planes de trabajo.

A continuación una serie de claves o sugerencias para lograr una buena gestión del voluntariado.

1- Definir las labores o áreas donde se necesita voluntarios. Así tendremos claro todo el proceso desde el inicio. Esto implica también definir el nivel de información al que tendrán acceso, importante si tu organización maneja datos sensibles.

2 – Definir los responsables de los voluntarios en cada área correspondiente. Nada peor para los voluntarios que no saber a quien acudir o quien toma las decisiones, da una imagen de desorganización que no querrás tener.

3 – Procedimentar adecuadamente las labores que los voluntarios realizarán. Seguro ya lo tienes para tu propio personal, así que debe ser un paso fácil de realizar.

4 – Establecer los filtros adecuados para el reclutamiento de voluntarios. Tienes que definir el perfil de voluntario que necesites. Puede ser a través de una descripción del puesto y las habilidades que éste requiere. En este paso puedes incluir la estrategia de búsqueda de voluntarios.

5 – Tener preparado el Welcome pack para los voluntarios. Trátese de manuales guías o documentación en general, esta es la forma de compartir las normas, filosofía, valores y aspectos más importantes de la organización. La cultura organizacional que le llaman.

6 – Capacitarlos. Puede que los voluntarios tengan los conocimientos necesarios pero eso no garantiza que hagan las cosas como la organización necesita. Tienes que explicar detalladamente lo que esperas de ellos y cómo deben entregarlo.

7 – Comunicación constante con los voluntarios. No basta con recibirlos, ubicarlos y entrenarlos, tienes que monitorear el proceso, ver si hay áreas grises o fallas recurrentes, y recoger su feedback. Pero también debes integrarlos, recuerda que ahora son parte de la organización. No debes ignorarlos.

8 – Proporcionales herramientas de comunicación entre ellos. La comunicación no solo debe ser vertical, también horizontal. Recuerda que ellos están en sus casas y no tienen la oportunidad de compartir impresiones con los compañeros. Esto además genera un sentido de camaradería y comunidad entre los voluntarios. Además así los más experimentados también podrán dar soporte a los nuevos y no se recargarán las labores del coordinador de voluntarios.

9 – Nunca dejes de motivarlos. Y no solo hablo de discursos motivadores, que también, hablo de motivación más tangible. Si bien no son asalariados, hay otras formas de retribuir al apoyo que ellos brindan, por ejemplo reconocimientos a los más colaboradores, y esto puede darse de muchas formas. Sé creativo.

10 – Agradecer. Siempre, no cuesta y refleja que aprecias el aporte del voluntario. A su vez hará que este valore de forma satisfactoria su experiencia en tu organización.

Los voluntarios, activos o no, se vuelven parte de tu comunidad, y construir comunidad es parte de tu trabajo, no la descuides.

Finalmente recuerda que un voluntario contento con tu organización es uno de los mejores embajadores que puedes tener. Hablará bien de tu organización a sus colegas y eso influirá en la reputación de la organización.

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